ÇALIŞAN ADAYI AYDINLATMA METNİ

EMPACTIVO YAZILIM A.Ş.

ÇALIŞAN ADAYI AYDINLATMA METNİ

VERİ SORUMLUSU          : EMPACTIVO YAZILIM A.Ş.

GÜLBAHÇE MAH. GÜLBAHÇE CD. İZMİR YÜKSEK TEKNOLOJİ ENSTİTÜSÜ NO:1/16 İÇ KAPI NO: 45 URLA/İZMİR

(Bundan sonra “EMPACTIVO” olarak anılacaktır)

İşbu Aydınlatma Metni, EMPACTIVO’da çalışmak üzere başvuran çalışan adaylarının adaylık sürecinde kişisel verilerinin işlenmesine dair gerekli aydınlatmanın yapılması amacıyla hazırlanmıştır. EMPACTIVO, faaliyetlerini yürütürken yaptığı iş görüşmeleri de dahil Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili diğer mevzuat çerçevesinde edindiği kişisel verilerin güvenliğine ilişkin teknik ve idari tedbirleri almaktadır. İşaret edilen mevzuatın dayanağını ise herkesin kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkı oluşturur (Anayasa madde 20/3).

Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerine Niçin İhtiyaç Duyuyoruz?

Çalışan Adayı ile EMPACTIVO arasında bir iş ilişkisinin kurulabilmesi için yapılan mülakat aşamaları dolayısıyla adayın kimlik, iletişim, mesleki deneyim, akademik geçmiş, özlük ve imaj kayıtları işlenebilmektedir. Çalışan Adayı’nın iş başvurusunun alınması, özgeçmişinde yer alan bilgilerin incelenmesi ve başvurduğu çalışma pozisyonuna uygunluğunun kritik edilmesi, mülakat aşamalarıyla ilgili bilgilendirilmesi amacıyla Çalışan Adayı’nın kişisel verilerinin işlenemsine ihtiyaç duyulmaktadır. Kişisel verilerin işlenmesi, adayın işe alım sürecine kabul edilene kadar ancak bu amaçla işlenecek olup işe alım kabul edildikten sonra ayrıca işleme faaliyetleri ile ilgili ayrıca aydınlatılacaktır. İşe kabul edilmemesi ya da iş teklifini kabul etmemesi durumunda müstakbel pozisyonlar için EMPACTIVO’nun aday havuzunda olmayı istememesi halinde çalışan adayı verileri, mülakatın olumsuz sonuçlanmasıyla imha edilecektir.

Kişisel Verileri İşlememizdeki Hukuki Sebepler Neler?

Kişisel verilerin veri sorumlusu tarafından işlenebilmesi, veri sahibinin açık rızasını gerektirse de ilgili mevzuat bazı durumlarda doğrudan açık rıza aramayıp kişisel verilerin işlenmesini mümkün kılmıştır. Bunlar;

–        Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

–        Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

–        Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

–        Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

–        İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

–        Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

–        İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Şeklinde listelenmektedir.

Çalışan adayının verilerinin işlenmesi, kurulacak müstakbel iş ilişkisi ile doğrudan ilgili olup aynı zamanda işe alımla ilgili mülakatların yerine getirilebilmesini sağlayacak meşru menfaati de barındırmaktadır. 

Edindiğimiz Kişisel Verileri Hangi Koşullarda Aktarıyoruz?

Çalışan adaylarının kişisel verileri, online mülakatlar ve yurtdışı servis sağlayıcılarının altyapısını temin ettiği iletişim kanalları kullanılarak yapılması dolayısıyla -Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na aktarıma dair kanunda öngörülen bilgilendirme gerçekleştirilmiştir- ya da mesleki yeterlilik kontrolü amacıyla kullanılan yazılımlar dolayısıyla arızi olarak aktarılabilmektedir. Bunun dışında mülakatlar esnasında çalışan adayının da talebi veya onayı olması halinde ya da herhangi bir yargı organı ile idari denetim mekanizmasının talimatı durumunda aktarılması söz konusu olabilir.

Kişisel Verilerin Güvenliğini Nasıl Sağlıyoruz?

EMPACTIVO, elde ettiği kişisel verilerin korunması için teknik ve idari olarak birtakım tedbirlere uymaktadır ve güncel ihtiyaç ve gelişmelere göre bu tedbirlerin iyileştirilmesi için çalışmalar yürütmektedir. Faaliyet alanı gereği veri işlemenin güvenliğine özel olarak dikkat eder ve çalışan adaylarına ait kişisel verileri de aynı özenle korumaktadır. Bunun için teknik anlamda anti-virüs sistemleri, log kayıtları, şifreleme, güvenli yazılımlar vb. adımlar atarken idari anlamda çalışanlarının ilgili eğitimlerden geçerek kişisel verilerin işlenmesine dair sorumluluklarını bildirir ve farkındalıklarını artırır.  

Kişisel Verilerin İşlenmesinde Uyduğumuz İlkeler

–        Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun amaçlar taşımak.

–        Doğruluğunu ve güncelliğini sağlamak amaçlı teyit ederek ilgili tüm kişilerin veri güvenliği için hareket etmek. 

–        Veri sahibi ilgili kişilerle aramızdaki iş ilişkisine bağlı olarak saklamak ve kullanmak,

–        İşlenen amaçla bağlantılı olarak ve gerektiği ölçüde bilgi edinmek,

–        Yasalarla uyumlu ve hizmetin içeriğiyle bağlantılı süreler boyunca muhafaza etmek.

–        Verilen ve alınan hizmetin hukuki ve teknik güvenliğini sağlamak üzere ve yukarıda sayılan ihtiyaçlara uygun olarak bu verileri işlemek.

Talep Ettiğimiz Veriler

Veri Sahibin Hakları

EMPACTIVO’ya kişisel verilerini ileten çalışan adayları, birer veri sahibi (ilgili kişi) olarak kendisiyle ilgili olduğu müddetçe;

–        Kişisel verilerini işleyip işlemediğimizi öğrenebilir,

–        Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep edebilir,

–        Kişisel verilerin işlenme amacını ve bu verilerin amaca uygun olarak kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilir,

–        Eksik veya hatalı işlendiğini düşündüğü kişisel verilerinin düzeltilmesini talep edebilir,

–        Yurt içinde ve yurt dışında kişisel verilerinin aktarılıp aktarılmadığını, aktarılıyorsa bu aktarımın kimlere yapıldığını öğrenebilir,

–        Kişisel verilerinin işlenme şartları ortadan kalktıysa bu verilerin silinmesini/yok edilmesini talep edebilir,

–        Kanuna aykırı olarak tarafımızın neden olduğu bir zarar söz konusu olursa bunun tazminini talep edebilir.

Çalışan adayları, bu taleplerini kendilerine daha önceden iş başvurusu için mail atılmış EMPACTIVO uzantılı mail adresi üzerinden, iadeli taahhütlü posta yoluyla ya da noter kanalıyla EMPACTIVO’ya iletebilir. EMPACTIVO’nun bu talepleri işleme alıp değerlendirebilmesi için iletilen talebin -Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun ortaya koyduğu ilkelere göre- birtakım bilgiler içermesi gerkemektedir:

–        Ad, soyadı

–        TC vatandaşları için kimlik numarası ve yabancılar için varsa yabancı kimlik numarası, yoksa pasaport numarası ve uyruk,

–        Tebligata yarar yerleşim yeri veya iş yeri adresi

–        Varsa bildirime esas e-posta adresi ve telefon numarası,

–        Talebin konusu,

–        Varsa talebe dayanak belgeler

EMPACTIVO, bu şartları taşımayan talepleri mevzuata uygun nitelik taşımadığı için cevaplandıramamaktadır. Uygun nitelikteki talepleri ise en kısa sürede değerlendirmek ve talebe uygun çalışmaları gerçekleştirmek üzere işleme alır. Bu işlemleri, mevzuata uygun olarak en geç 30 gün içinde tamamlar.

AÇIK RIZA FORMU

EMPACTIVO, çalışan adayları ile yaptığı mülakatlar esnasında yurt dışında yerleşik servis sağlayıcıların hizmetlerinden de faydalanabilmektedir. Bu aktarımlar faaliyet alanında düzenli olarak gerçekleştirmediği istisnai aktarımlar olduğu için yurt dışına aktarım gerçekleşen haller için çalışan adaylarının açık rızalarına ihtiyaç duymaktadır.